Làm thế nào để các tổ chức thành công tích hợp tuân thủ HIPAA vào hoạt động hàng ngày thay vì chỉ coi đó là một yêu cầu kiểm toán hàng năm?

Các tổ chức coi việc tuân thủ HIPAA như một phần sống động trong hoạt động của họ, chứ không chỉ là một dấu kiểm hàng năm, là những tổ chức có vị thế tốt nhất để bảo vệ dữ liệu bệnh nhân, giảm thiểu rủi ro và xây dựng lòng tin lâu dài với bệnh nhân và đối tác. Dựa trên các khuôn mẫu quan sát được trên các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, công ty công nghệ y tế và tổ chức dịch vụ bên thứ ba thành công, một chủ đề lặp đi lặp lại nổi lên: sự xuất sắc trong tuân thủ không phải do sợ kiểm toán mà do văn hóa nhận thức liên tục, khả năng hỗ trợ công nghệ chủ động và tích hợp đa chức năng.

Bài viết này khám phá cách các tổ chức hàng đầu đưa tuân thủ HIPAA vào cấu trúc hoạt động hàng ngày của họ và vạch ra những thay đổi chiến lược cần thiết để đạt được điều này. Từ tư duy lãnh đạo đến quy trình làm việc hàng ngày, chúng ta sẽ xem xét các chiến thuật thực tế vượt xa sự tuân thủ theo quy định cơ bản.

Tuân thủ HIPAA là gì?

Tuân thủ HIPAA đề cập đến việc đáp ứng các yêu cầu của Đạo luật về Trách nhiệm giải trình và Cung cấp Thông tin Bảo hiểm Sức khỏe (HIPAA), một luật của Hoa Kỳ được thiết kế để bảo vệ thông tin sức khỏe nhạy cảm của bệnh nhân (PHI). Tuân thủ đảm bảo rằng các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, công ty bảo hiểm và các đối tác kinh doanh của họ bảo vệ PHI chống lại truy cập trái phép, vi phạm hoặc lạm dụng.

Nó liên quan đến việc tuân theo Quy tắc Bảo mật HIPAA, quy định cách PHI được sử dụng và chia sẻ, và Quy tắc Bảo mật, quy định các tiêu chuẩn để bảo vệ PHI điện tử (ePHI) thông qua các biện pháp bảo vệ hành chính, vật lý và kỹ thuật. Đạt được tuân thủ HIPAA không chỉ giúp các tổ chức tránh được các hình phạt tốn kém mà còn củng cố lòng tin của bệnh nhân bằng cách đảm bảo tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính khả dụng của dữ liệu.

Các tổ chức thành công đưa tuân thủ HIPAA vào hoạt động hàng ngày của họ thay vì coi đó là một bài tập đánh dấu tích vào ô mỗi năm một lần.

Khi tuân thủ được tích hợp vào các quy trình hàng ngày, nó sẽ trở thành một phần của văn hóa của tổ chức hơn là một sự kiện nặng nề. Cách tiếp cận này có nghĩa là:

1. Nhân viên thường xuyên tuân theo các nguyên tắc của HIPAA trong tất cả các tương tác với bệnh nhân, không chỉ trong quá trình kiểm toán.
2. Các biện pháp bảo mật như mã hóa, kiểm soát truy cập và giám sát chạy liên tục, giảm rủi ro vi phạm.
3. Các chính sách được cập nhật theo thời gian thực khi các quy định, công nghệ và mối đe dọa phát triển.
4. Đào tạo liên tục giúp nhân viên nhận thức được trách nhiệm của họ.

Lập trường chủ động này đảm bảo tuân thủ bền vững, ít vi phạm hơn và tăng cường sự tin tưởng của bệnh nhân.

1. Ưu tiên văn hóa: Lãnh đạo là ngọn hải đăng

Một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất mà các tổ chức thành công thực hiện là thiết lập văn hóa tuân thủ, bắt đầu từ trên xuống. HIPAA không bị chuyển giao cho các bộ phận pháp lý hoặc CNTT; nó được ủng hộ bởi lãnh đạo.

Sự tham gia của điều hành

1. Các tổ chức thành công có các giám đốc điều hành, bao gồm CEO và CIO, thường xuyên tham gia vào tiến trình tuân thủ, không chỉ trong quá trình kiểm toán mà còn trong các cuộc đánh giá hàng quý và các cuộc họp chiến lược kinh doanh.
2. Giám đốc Tuân thủ hoặc Cán bộ Bảo mật thường có một ghế tại bàn lãnh đạo, cho phép liên kết giữa các sáng kiến ​​kinh doanh và các nghĩa vụ về quyền riêng tư.

Tuân thủ dựa trên giá trị

Tuân thủ được trình bày không chỉ đơn thuần là một nhu cầu pháp lý mà còn là một nghĩa vụ đạo đức và đạo đức để bảo vệ lòng tin của bệnh nhân. Nền tảng triết học này giúp đưa ra các quyết định hàng ngày dễ dàng hơn vì mọi người đều hiểu tại sao quyền riêng tư của dữ liệu lại quan trọng, chứ không chỉ những gì luật quy định.

Đọc bài viết “[Tuân thủ HIPAA dễ dàng để thành công trong telemedicine](https://community.trustcloud.ai/docs/grc-launchpad/grc-101/compliance/telemedicine-navigating-hipaa-compliance-in-remote-healthcare-delivery/)” để tìm hiểu thêm!

2. Đánh giá rủi ro liên tục và giám sát theo thời gian thực

Thay vì tiến hành đánh giá hàng năm một cách riêng lẻ, các tổ chức hàng đầu thiết lập các chương trình giám sát rủi ro liên tục.

Thực hành bao gồm

1. Kiểm tra nhỏ hàng quý trên các phòng ban, thường sử dụng các công cụ tự động để đánh giá kiểm soát truy cập, nhật ký hệ thống và các mẫu luồng dữ liệu.
2. Sử dụng Hệ thống quản lý thông tin và sự kiện bảo mật (SIEM) để theo dõi các hoạt động đáng ngờ trong thời gian thực và tạo cảnh báo.
3. Triển khai sổ đăng ký rủi ro được cập nhật liên tục, đặc biệt là sau khi tích hợp các công nghệ mới hoặc nhà cung cấp bên thứ ba.

Bằng cách vận hành các đánh giá rủi ro, HIPAA trở thành một phần trong cách tổ chức liên tục đánh giá môi trường của mình, không phải là một sự kiện gây hoảng loạn mỗi năm một lần.

Đọc bài viết “[Các vi phạm HIPAA hàng đầu cần tránh để có được lòng tin của bệnh nhân](https://community.trustcloud.ai/docs/grc-launchpad/grc-101/compliance/10-critical-hipaa-violations-to-avoid-protecting-patient-privacy/)” để tìm hiểu thêm!

3. Chính sách và thủ tục tích hợp

Các tổ chức hàng đầu không coi các chính sách của HIPAA là các tài liệu tĩnh bị chôn vùi trong một ổ đĩa dùng chung. Thay vào đó, chúng được nhúng trực tiếp vào các quy trình hoạt động.

Ví dụ

1. Chính sách kiểm soát truy cập được thực hiện thông qua kiểm soát truy cập dựa trên vai trò trong EHR và các hệ thống doanh nghiệp. Đánh giá truy cập được lên lịch và thực thi thông qua các công cụ quản lý và tự động hóa như ServiceNow hoặc Jira.
2. Quy trình lưu giữ và tiêu hủy dữ liệu không phải là lý thuyết; chúng là một phần của danh sách kiểm tra khi giới thiệu và thôi việc, được theo dõi bởi các hệ thống quản lý vòng đời tự động.
3. Kế hoạch ứng phó sự cố thường xuyên được kiểm tra thông qua các bài tập trên bàn, mô phỏng lừa đảo và diễn tập theo kịch bản vi phạm.

Sự tích hợp chặt chẽ các chính sách của HIPAA vào quy trình làm việc vận hành này đảm bảo nhân viên áp dụng các nguyên tắc tuân thủ mà không cần phải dừng lại và “tra cứu quy tắc”.

Một cuộc kiểm toán HIPAA thành công cho khách hàng và khách hàng tiềm năng thấy rằng bạn rất coi trọng việc bảo vệ dữ liệu của họ. TrustCloud giúp bạn đạt được chứng nhận HIPAA nhanh hơn, với ít căng thẳng hơn cho mỗi lần kiểm toán tiếp theo.

4. Sử dụng thông minh công nghệ và tự động hóa

Một yếu tố khác biệt chính cho các tổ chức trưởng thành là cách họ khai thác công nghệ để làm cho việc tuân thủ trở nên dễ dàng hơn.

Các công cụ và thực hành phổ biến

1. Các công cụ ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) quét các email gửi đi hoặc tải tệp lên để phát hiện ePHI (Thông tin sức khỏe được bảo vệ điện tử).
2. Mã hóa khi nghỉ và trong quá trình truyền, được thực thi theo mặc định trong các nền tảng cộng tác, hệ thống lưu trữ tệp và thiết bị di động.
3. Nhật ký kiểm toán tự động trên EHR, nền tảng email và kho lưu trữ tệp theo dõi ai đã truy cập dữ liệu nào và khi nào.
4. Phần mềm quản lý chính sách như PowerDMS hoặc ConvergePoint sẽ tự động thông báo cho nhân viên về các bản cập nhật chính sách và yêu cầu xác nhận.

Công nghệ loại bỏ phần lớn gánh nặng thủ công, đảm bảo rằng tuân thủ được nhúng trong mọi tương tác kỹ thuật số.

5. Đào tạo vượt xa danh sách kiểm tra

Đào tạo HIPAA được yêu cầu hàng năm, nhưng các tổ chức hoạt động hiệu quả cao còn tiến xa hơn bằng cách tích hợp vi học tập và giáo dục theo ngữ cảnh trong suốt cả năm.

Các phương pháp hay nhất bao gồm

1. Làm mới HIPAA hàng quý, thường được cung cấp ở các định dạng dễ tiếp thu như video 5 phút hoặc câu đố tương tác.
2. Đào tạo dựa trên vai trò, trong đó các bác sĩ lâm sàng, nhân viên thanh toán và nhóm CNTT nhận được hướng dẫn phù hợp liên quan đến việc họ tiếp xúc với PHI.
3. Giáo dục theo thời gian thực, chẳng hạn như lời nhắc hoặc cảnh báo nội dòng khi người dùng cố gắng gửi dữ liệu nhạy cảm qua một phương pháp không an toàn.

Cam kết giáo dục liên tục này củng cố hành vi tuân thủ trong quá trình làm việc, giảm rủi ro vi phạm.

6. Quản lý nhà cung cấp và bên thứ ba

Nhiều vi phạm HIPAA liên quan đến các bên thứ ba, công ty thanh toán, nhà cung cấp đám mây hoặc nhà cung cấp telehealth. Các tổ chức thành công duy trì một chương trình rủi ro bên thứ ba mạnh mẽ.

Chiến thuật bao gồm

1. Thỏa thuận cộng tác kinh doanh (BAA) được yêu cầu trước khi bất kỳ PHI nào được chia sẻ và xem xét hàng năm.
2. Thẩm định nhà cung cấp bao gồm đánh giá bảo mật, tài liệu kiểm soát và đánh giá thường xuyên về chứng nhận SOC 2 hoặc ISO.
3. Một số tổ chức sử dụng các nền tảng như TrustCloud hoặc OneTrust để tự động hóa quy trình làm việc rủi ro của bên thứ ba.

Bằng cách đảm bảo các đối tác của họ cũng cam kết tuân thủ HIPAA, các tổ chức này mở rộng văn hóa trách nhiệm giải trình của họ ra bên ngoài bức tường của họ.

Đọc bài viết “[Tuân thủ HIPAA trong môi trường đa đám mây: Thách thức và giải pháp](https://www.trustcloud.ai/grc/hipaa-compliance-in-multi-cloud-environments-challenges-and-solutions/)” để tìm hiểu thêm!

7. Chuẩn bị sẵn sàng phát hiện và ứng phó sự cố

Một phần quan trọng của việc tích hợp HIPAA vào hoạt động là chuẩn bị sẵn sàng để phát hiện và ứng phó với các sự cố một cách nhanh chóng.

Các biện pháp chính

1. Các nhóm ứng phó sự cố chuyên dụng với các vai trò được xác định rõ ràng (CNTT, pháp lý, tuân thủ, PR).
2. Giám sát 24/7 bằng các công cụ như CrowdStrike, SentinelOne hoặc Microsoft Defender for Endpoint.
3. Đánh giá sau sự cố để xác định các khoảng trống trong quy trình và các lỗi chính sách, được đưa trở lại vào đào tạo và đầu tư công nghệ.

Thay vì bị bất ngờ, các tổ chức thành công coi ứng phó sự cố là một cơ hội học hỏi liên tục.

Assurance AI cung cấp quy trình làm việc chống lại ảo giác trong khi vẫn giữ cho dữ liệu của bạn bí mật và an toàn với TrustCloud!

8. Quản lý tài liệu và bằng chứng có thể kiểm toán

Trong môi trường tuân thủ trưởng thành, mọi thứ đều được ghi lại không phải vì mục đích đó, mà là để duy trì sự sẵn sàng cho các cuộc kiểm toán bên ngoài và giám sát nội bộ.

Cách tiếp cận thực tế

1. Kho lưu trữ bằng chứng tập trung, thường dựa trên đám mây, nơi các nhật ký, ảnh chụp màn hình và đầu ra kiểm soát được lưu trữ ở các định dạng có cấu trúc.
2. Sử dụng nền tảng tự động hóa quy trình làm việc tạo ra các bản ghi có thể kiểm toán về các hoạt động tuân thủ (ví dụ: TrustCloud, Drata).
3. Các chính sách được kiểm soát phiên bản với bối cảnh lịch sử cho các thay đổi.

Bằng cách luôn sẵn sàng cho kiểm toán, các tổ chức giảm căng thẳng cho các cuộc đánh giá hàng năm và giám sát bên ngoài.

9. Hợp tác đa chức năng

HIPAA không phải là công việc của một bộ phận; đó là trách nhiệm của toàn tổ chức.

Tích hợp đa chức năng

1. CNTT, Nhân sự, Pháp lý và Hoạt động thường xuyên gặp gỡ trong các ủy ban chỉ đạo tuân thủ.
2. Các nhóm lâm sàng tham gia vào thiết kế quy trình để đảm bảo việc chăm sóc bệnh nhân không bị ảnh hưởng bởi các biện pháp kiểm soát bảo mật.
3. Người quản lý dự án sử dụng danh sách kiểm tra tuân thủ trong các sáng kiến ​​mới, đảm bảo HIPAA được giải quyết ngay từ đầu, không phải hồi tố.

Khi tuân thủ được dệt vào DNA đa chức năng, sự sẵn sàng của HIPAA sẽ trở nên tự duy trì.

Đọc bài viết “[Cách chuẩn bị cho đánh giá bên thứ ba HIPAA](https://www.trustcloud.ai/hipaa/hipaa-third-party-assessment/)” để tìm hiểu thêm!

10. Vòng phản hồi và cải tiến liên tục

Cuối cùng, các tổ chức tốt nhất xây dựng các vòng phản hồi vào các chương trình HIPAA của họ.

Cơ chế phổ biến

1. Chương trình đề xuất của nhân viên để báo cáo các khoảng trống tuân thủ hoặc sự kém hiệu quả của quy trình.
2. Kiểm toán thường xuyên các quy trình nội bộ, sau đó là các kế hoạch hành động.
3. Bảng điều khiển số liệu theo dõi việc hoàn thành đào tạo, xác nhận chính sách, vi phạm truy cập và thời gian ứng phó sự cố.

Những hiểu biết sâu sắc này thúc đẩy sự cải tiến liên tục của các thông lệ tuân thủ, tạo ra một chu kỳ cải tiến bền vững.

Tóm lại: Từ tuân thủ theo thời điểm đến tuân thủ theo định hướng văn hóa

Hành trình từ “HIPAA như một yêu cầu hàng năm” đến “HIPAA như một thói quen hàng ngày” đòi hỏi một sự thay đổi tư duy. Các tổ chức thành công đạt được điều này bằng cách:

Các tổ chức biến HIPAA thành một nỗ lực liên tục, tích hợp, không chỉ là một cơn hoảng loạn mỗi năm một lần, cuối cùng sẽ an toàn hơn, nhanh nhẹn hơn và đáng tin cậy hơn. Họ tránh được cái bẫy của nhà hát tuân thủ và thay vào đó thể hiện trách nhiệm giải trình đích thực đối với bệnh nhân và cơ quan quản lý.

Trong một kỷ nguyên mà dữ liệu vừa là một tài sản chiến lược vừa là một trách nhiệm rủi ro cao, việc đưa HIPAA vào hoạt động hàng ngày không chỉ là một thông lệ tốt; đó là một lợi thế cạnh tranh.

The post How have you seen successful organizations integrate HIPAA compliance into their everyday operations rather than treating it as just an annual audit requirement? first appeared on TrustCloud.

Giải thích thuật ngữ:

• HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act): Là luật liên bang của Hoa Kỳ, được ban hành năm 1996, nhằm bảo vệ thông tin sức khỏe cá nhân của bệnh nhân. HIPAA đưa ra các tiêu chuẩn về bảo mật và quyền riêng tư để đảm bảo thông tin này được bảo vệ khỏi bị lạm dụng hoặc truy cập trái phép.
• PHI (Protected Health Information): Là bất kỳ thông tin nào liên quan đến sức khỏe của một cá nhân có thể xác định được danh tính của họ. PHI bao gồm nhiều loại dữ liệu khác nhau, từ hồ sơ y tế đến thông tin thanh toán, và được bảo vệ nghiêm ngặt theo luật HIPAA.
• ePHI (Electronic Protected Health Information): Là PHI được lưu trữ hoặc truyền tải dưới dạng điện tử. ePHI yêu cầu các biện pháp bảo mật đặc biệt để ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo tuân thủ HIPAA.
• Business Associate Agreement (BAA): Là một hợp đồng pháp lý giữa một tổ chức chăm sóc sức khỏe và một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, trong đó nhà cung cấp có quyền truy cập vào PHI. BAA đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ cũng tuân thủ các quy định của HIPAA và bảo vệ thông tin bệnh nhân một cách thích hợp.
• Security Information and Event Management (SIEM): Là một hệ thống phần mềm giúp các tổ chức thu thập, phân tích và quản lý thông tin bảo mật từ nhiều nguồn khác nhau trên mạng của họ. SIEM giúp phát hiện các mối đe dọa bảo mật và ứng phó với các sự cố một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Data Loss Prevention (DLP): Là một tập hợp các công nghệ và quy trình được sử dụng để ngăn chặn việc mất dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như PHI. DLP có thể giúp các tổ chức giám sát và kiểm soát luồng dữ liệu, ngăn chặn việc dữ liệu bị rò rỉ hoặc bị đánh cắp.
• Electronic Health Record (EHR): Hồ sơ sức khỏe điện tử là phiên bản số hóa của hồ sơ bệnh nhân truyền thống. EHR chứa thông tin y tế và lịch sử bệnh của bệnh nhân, có thể được chia sẻ giữa các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe khác nhau.